El ámbito de la planificación de eventos puede ser bastante confuso y tedioso, especialmente si no estás familiarizado con los entresijos de la industria. Los organizadores de eventos son personas creativas y resolutivas. Son los que toman las decisiones de manera rápida y eficaz para que que la experiencia de los invitados sea lo más agradable posible.  Después de trabajar en colaboración con algunos de ellos, hemos elaborado esta guía básica para organizar eventos con algunas ideas que pueden servirte a la hora de comenzar con el tuyo. 

MANUAL PRÁCTICO PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

1. Lluvia de ideas.

Antes de planificar tu evento, has de pensar cual es el objetivo que quieres conseguir, el concepto que quieres transmitir y el ambiente que quieres crear. Según respondas a estas cuestiones,  tendrás que empezar a decidir que estética y estilo es el que mas te conviene para conseguir lo que buscas. Es tan importante, que tendrás que pararte a coger ideas antes de seguir con el resto. Busca a través de la red, en blogs, mira en Pinterest y recopila las imágenes que mas te gusten. Empieza con una lluvia de ideas que te inspiren. 

2. Organizar.

¿Abrumado por todos los detalles necesarios para organizar un evento? Lo siguiente es poner todas las ideas en un solo lugar para simplificar y decidir qué es lo mas importante. Cuando todas las ideas estén juntas, será más fácil conseguir organizarlas y empezar a aplicarlas. Gracias a la tecnología, actualmente todos podemos beneficiarnos de herramientas digitales que nos ayudan en la planificación, la gestión, la promoción y la difusión de nuestro evento.

3. Establecer una fecha y crear un plan.

Una vez que se establece una fecha para tu evento, tienes que ponerte a organizar tareas para garantizar que  tendrás todo previsto antes del día límite. Lo mas importante será la planificación. Trata de distribuir uniformemente las tareas entre las semanas disponibles, para que tengas suficiente tiempo para completarlas. Priorizar y averiguar lo que debe ser completado tan pronto como sea posible (enviar invitaciones, decidir el espacio) frente a lo que puede hacerse más adelante (cocinar, limpiar el lugar, decorar, etc.) es esencial.  Seguro que te ayudan estas 7 apps para organizadores de eventos. 

[bctt tweet="La planificación anticipada es la clave para que un evento sea un éxito." via="no"]

4. Decidir la ubicación.

La ubicación es uno de los aspectos más importantes de un evento. Tener en cuenta el modo de transporte de tus invitados, la accesibilidad al sitio y las facilidades que pueda ofrecer el lugar, es uno de los puntos claves. ¿Quieres que el evento sea en el centro de la ciudad, o en una zona más tranquila? ¿Al aire libre o bajo cubierto? ¿Cuántos invitados acudirán finalmente al evento? Todas estas son preguntas importantes que necesitas responder antes de buscar el lugar. 

5. Encontrar un lugar impresionante.

Anteriormente ya te dábamos algunas Claves para encontrar tu espacio perfecto. Cuando se trata de crear un  evento sensacional, no hay nada mejor encontrar un espacio impactante donde desarrollarlo. El espacio será tu carta de presentación y su elección dice mucho de tu evento y el mensaje que vas a transmitir. Descubre espacios asombrosos través de nuestro buscador, hay tantos lugares disponibles para que eches un vistazo que seguro que encuentras lo que buscas rápidamente. Usando Espacios+Creativos es mas fácil contactar directamente con el gestor y reservar el espacio para tu evento libre de comisiones ni tarifas. Si tienes dudas, pregunta a los gestores a través de la web y por último, ten en cuenta los factores importantes antes de firmar el acuerdo.

6. Diseñar la invitación y correr la voz.

Diseñar una atractiva invitación, bien sea en papel o digital, puede ser el llamamiento para que tu evento sea un éxito de asistencia. Ofrece una muestra llamativa pero concisa de lo que será tu evento y no te olvides de añadir  detalles básicos (como la hora, el lugar, la fecha, y datos de contacto) para que puedan sacar entradas o llegar al lugar sin problemas. Si se trata de un evento público, ponte en contacto con la prensa local para cubrir tu evento. Promocionalo en plataformas e incluso desarrolla una app que te permita comunicarte mejor con tus invitados. Corre la voz!

7. Decorar el espacio con estilo y puesta a punto.

Muchos de los espacios estarán disponibles como un lienzo en blanco. Asegúrate de entender bien las normas para para ver como puedes decorar el espacio a tu gusto. Si las paredes, suelo, ventanas, están desnudas, a lo mejor necesitas algún mobiliario o complemento para mejorar el ambiente. Busca el estilo que mejor encaja con tu idea, bohemio, industrial, minimalista... Lo importante es que transmitas el mensaje de tu marca y sigas con la linea y el concepto que marcaste. Puedes contactar con empresas que alquilan mobiliario iluminación, alfombras, ... Y si finalmente ves que no sabes cómo llevar a cabo la idea de tu marca, ponte en contacto con profesionales que te ayuden a conseguir tus objetivos. 

8. Seguimiento en redes sociales.

¿Has pensado si cubrirás tu evento con la prensa? ¿Habrá fotógrafo profesional? Puedes proporcionar un hashtag con gancho para que los invitados lo utilicen cuando hablen o compartan el evento en redes sociales. Si has contratado un fotógrafo profesional puedes proporcionar acceso a los archivos para que se los descarguen y compartan. Todo esto te ayudará a mantener la emoción del evento, incluso después de que termine, y así promoverás aún más tu marca casi sin darte cuenta.

Imagen Café de Oriente